Posteo: l’email privata che può davvero sostituire Gmail

Lasciare Gmail non è solo un’operazione tecnica, è una scelta mentale, prima ancora che digitale. Posteo è un’ottima alternativa, ed il primo passo, e vedremo il perchè

Abbiamo accettato un compromesso molto semplice: servizi gratuiti, spazio infinito, integrazione perfetta… in cambio dei nostri dati, delle nostre abitudini e di una dipendenza sempre più profonda da un unico ecosistema, da Google.
La comodità smette di essere neutra e ci si pone una domanda: esiste un’alternativa concreta, sostenibile e davvero privata?

Una delle risposte più solide oggi si chiama Posteo, che nel panorama dei servizi di email privata (Tutanota, Proton Mail, Atomic mail …) vale la pena prendere in considerazione per gli aspetti che vedremo nel seguito dell’articolo.

Nota: Sto utilizzando personalmente Posteo e questo articolo vuole essere anche una condivisione della scelta e del perchè.

Perché l’email è il primo passo reale per lasciare Google

L’account Google non è soltanto una casella di posta, il suo ecosistema e Servizi esterni, in realtà può diventare il centro della nostra identità digitale, cambiare indirizzo email (o solo il domiinio Email) significa iniziare davvero a spostare il controllo, anzi è più corretto dire tornare ad avere il controllo.

Non è ancora una de-Googlizzazione completa, ma è il primo passo concreto, quello che cambia davvero le abitudini. Abbiamo già affrontato l’argomento de-Google e se vuoi approfondire il quadro generale, qui trovi la guida completa:

👉 https://tivustream.com/come-eliminare-google-dalla-tua-vita-digitale-guida-e-motivazioni/

Cos’è Posteo

Posteo è un fornitore (Provider) di posta elettronica indipendente con sede a Berlino. Offre Account di posta elettronica sicuri e sostenibili con rubrica, calendario e note. E’ completamente privo di pubblicità, tracciamento ed è autofinanziato dagli account di posta elettronica di oltre mezzo milione di clienti.

La creazione dell’Account è totalmente anonima (nessuna richiesta di numero di telefono o Email alternativa e tantomeno Nome e Cognome)
Non esiste una versione gratuita.
Non esistono piani “freemium”.
Costa 1,00 € al mese (12,00€/anno) e nulla più.
Nel piano sono compresi:
1 Account Email – 2 Alias Email – una rubrica crittografabile – 3 calendari crittografabili – 4 Gb di spazio
Filtro antispam e antivirus (con possibilità di whitelist)
Filtri personalizzabili illimitati per ordinare automaticamente le email man mano che arrivano
Migrazione sicura fino a tre account di posta elettronica esterni
Visualizzazione elenco o conversazione
Firme
Risposta automatica
Inoltro
Ricerca veloce
Email HTML
Calendario

Eventuali aggiunte:
0.10€/mese per singolo Alias aggiunto
0.10€/mese per singolo calendario aggiunto
0.25€/mese per singolo Gigabyte di spazio aggiunto
Facoltativamente è possibile aggiungere un certificato S/MIME al costo di 3.65€/Anno

Esistono altri Servizi che hanno il “piano gratuito” ma con forti limitazioni e spesso non offrono gli Alias (gratuitamente). I prezzi di Posteo sono più che sostenibili soprattutto quando si tratta della migrazione di un singolo account personale. Lo spazio è sufficiente per una gestione ottimale, e la rubrica ed i calendari completano in maniera abbondante l’offerta. Il concetto di base è: quando paghi con i soldini, smetti di pagare con i dati. Per chi ha scetticismo o solo il desiderio di approfondire vi consiglio di leggere il loro rapporto di trasparenza sulla gestione dei dati e la loro missione che trovate sul sito ufficiale.

Cosa Posteo NON fa

Per capire davvero Posteo bisogna chiarire cosa non è o cosa non fa rispetto a Gmail:

Non è “comodo” come Gmail (accessi automatici, login Social automatici, accessi a siti e Servizi con l’account…). Non è pieno di funzioni automatiche o collegamenti altrettanto automatici a Servizi esterni (Cloud, Fogli, Storage di immagini..). Non legge le tue email per suggerirti risposte intelligenti (nessuna integrazione con la AI o agenti AI per l’automazione delle Azioni). Non integra decine di altri servizi collegati nello stesso pannello Webmail.

Sostanzialmente Posteo non vuole organizzare la tua vita ma semplicemente custodire la tua posta senza spiarti o tracciarti.

Per alcuni utenti questo potrebbe essere un limite, per molti altri è invece il motivo per cui sceglierlo. Rinunciare alla (estrema) comodità in questo caso significa riprendere in mano la propria Privacy.

Cosa cambia davvero passando a Posteo

E’ un cambiamento strutturale da un lato e culturale dall’altro, Posteo offre come tutti i provider Email un accesso da Browser al proprio Account dove poter gestire la posta, rubrica, e calendari. Offre comunque la possibilità di poter configurare l’account in Client Email come Thunderbird, Spark , Betterbird (la mia scelta), Outlook etc.. Stesso discorso per i dispositivi mobili, accesso da Browser o utilizzo di Client specifico (consiglio K-9 Mail oppure Thunderbird mobile). E lo fa in modo non automatico, non predefinito, non accompagnato. Tutte le azioni e le relazioni si compiono all’interno del proprio accunt senza interferenze esterne, suggerimenti più o meno forzati e con la consapevolezza che non venga effetuata nessuna azione da o per il nostro account.

Il cambiamento culturale deriva dalla necessità di uscire dagli schemi (ormai comuni) di una gestione della propria vita digitale demandata e non più (o quasi) proprietaria. Un account di posta realmente privato, gestito, sicuro è il primo vero passo verso l’indipendenza da una BigTech, con tutti vantaggi del caso.

Migrare da Gmail a Posteo

Dal punto di vista tecnico la migrazione è semplice; si crea l’account, si importano le vecchie email (facoltativo), si attiva l’inoltro automatico da Gmail e si inizia a usare il nuovo indirizzo.

La parte più difficile non è tecnica, è capire cosa vale davvero la pena portare con sé e cosa invece può restare indietro. In parole semplici se si decide di importare le email, una scrematura delle stesse vale come primo atto al cambiamento. È qui che la migrazione diventa un processo consapevole, non solo un trasferimento di messaggi.

Un passaggio che cambia tutto: I filtri

Una delle funzioni chiave di Posteo è la creazione e gestione dei filtri lato server, che durante la migrazione da Gmail diventano uno strumento potente ed efficace per mantenere ordine senza perdere messaggi importanti in Forward. Il vantaggio principale è gestire la casella di posta in entrata trasformandola da una casella caotica (tutte le mail li) in un flusso leggibile ed organizzato. Quando uso un filtro l’Email filtrata finisce in una cartella che ho, precedentemente creato, per quel tipo di Email e non in posta in arrivo “generale”.

La configurazione dei filtri è semplice ma va fatta con attenzione visto che la gerarchia con la quale vengono successivamente “letti” dai Server di Posteo è fondamentale affinchè gli stessi funzionino correttamente ma soprattuto utilmente. La logica è gerarchica dal primo filtro in alto all’ultimo filtro in basso, come fossero una serie di setacci che dividono il contenuto a seconda della dimensione dei grani. La dimensione dei grani è data dalle regole che imposto nella creazione del filtro.

Fermo restando che in Posteo ci sono guide chiare e specifiche a supporto di qualunque configurazione e creazione, mi limito a sottolineare che l’impostazione di uno o più filtri deve essere fatta senza commettere l’errore di ragionare numericamente anzichè per contenuto.

Significa che non è necessario (anzi è controproducente) creare troppi filtri pensando di separare un singolo oggetto o un singolo mittente, in questo caso dovremmo creare decine e decine di filtri che diverrebbero solo dei duplicati. Bastano pochi filtri ben configurati per ottenere la massima efficacia.

Guida suggerita per la creazione dei Filtri

Lavoriamo per esempi pratici: creiamo i primi due filtri perchè vogliamo dividere le mail importanti dalle mail Newsletter. Se non abbiamo già creato le cartelle da impostazioni clicchiamo su Cartelle in alto a sinistra e ne creiamo una per importanti ed una per Newsletter e le nominiamo (ad esempio) Email migrazione Importanti e Email migrazione Newsletter.
Quindi successivamente:

cliccare su Impostazioni → Filtra (1)→ Nuovo filtro cliccando sul + (2),
nominare il filtro (il nome può corrispondere al nome della cartella creata per quel filtro) (3)
delle prime tre regole elencate scegliere soddisfa una qualunque delle seguenti regole (4)
dai menù a tendina selezionare le voci che intererssano quel tipo di filtro (5), nel caso specifico è necessario fornire al filtro le istruzioni corrette. un buon sistema è andare per “parole chiave” comuni contenute nelle mail importanti (Email di conferma registrazione o di conferma cambio dati personali, Email di comunicazione da istituto Bancario…, Email di supporto, Email di verifica …). Le condizioni principali in questo caso sono Mittente ed Oggetto.

L’aggiunta di condizione si fa cliccando sul + a destra del menu a tendina
al termine si indirizzano le emaill nella cartella dedicata (6) creata in precedenza.

Da questo momento in poi la sensazione è che la migrazione non è più teorica ma sta avvenendo in maniera organica e controllata:

Quando si può dire di aver davvero lasciato Gmail ed in caso chiudere l’account?

Con questo sistema la cartella posta in arrivo del nuovo indirizzo Posteo, col tempo, conterrà solamente le email scambiate con il solo nuovo indirizzo. Nel frattempo sarà nostra cura cambiare le email di registrazione sui servizi/siti di nostro interesse o fondamentali dal vecchio indirizzo gmail al nuovo posteo. E’ una procedura manuale inevitabile se si vuole che la migrazione diventi totale.

Nel giro di pochi mesi (ma dipende ovviamente dalla mole di traffico della propria email) sarà possibile (se lo si decide) chiedere la cancellazione dell’account google gmail avendo cura di ricontrollare eventuali collegamenti a Servizi esterni dipendenti da quell’indirizzo. Ovviamente è possibile mantenere l’indirizzo gmail facendolo “morire” da solo, a migrazione effettuata e dopo 6/8 mesi la casella di posta in entrata gmail dovrebbe essere pressochè vuota. Se si sono trasferite le email gmail in posteo subito dopo la creazione del nuovo account, le stesse valgono come Backup.

Posteo è adatto a tutti?

No, è una scelta sensata per chi:

• tiene davvero alla privacy
• vuole ridurre al massimo la dipendenza da Google e cominciare seriamente il processo di de-Google completo
• accetta meno automazione in cambio di più controllo
• è disposto a spendere tempo e risorse nel lavoro manuale da fare ed ha pazienza

Non è invece la soluzione giusta per chi cerca:

• integrazione totale con servizi cloud o altri sevizi collegati all’account
• funzioni smart automatiche ed uso della AI per l’automazione delle azioni
• la massima comodità possibile

In definitiva

Scegliere Posteo significa scegliere di salvaguardare la propria Privacy e la protezione dei propri dati. Il prezzo e le caratteristiche ne fanno un provider sicuramente sostenibile e nello stesso tempo completo. Come tutti i cambiamenti necessita di un poco di tempo prima di mettersi a regime. Ma considerata la posta in gioco ne vale sicuramente la pena. Posteo, lo ribadisco, non è l’unica scelta o l’unica alternativa esistono altri provider di posta “privata”, alcuni famosi o più blasonati ma il rapporto qualità prezzo di Posteo sopporta ogni paragone.

Utilizza solo software Open Source ed è Green al 100% . Utilizza crittografia LUKS (Linux Unified Key Setup) in tutte le sue connessioni da e per i suoi Server. Dimostra quindi un buon livello di sicurezza ed affidabilità.

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